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Productividad en el correo electrónico

Posted by rafasb en 27 septiembre 2010

He visto un artículo muy interesante en la revista de AAA de la UPV. El autor del artículo es Jaime Bacás, y resume en 5 excelentes propuestas como evitar la ansiedad de gestionar una cuenta de correo permanentemente saturada. Si sois afortunados y esto no os sucede, no es necesario que sigáis leyendo el correo. Esta es una adaptación del contenido:

1.- Empezar el día por lo importante: En lugar de empezar el día con tareas rutinarias y poco importantes, como abrir y leer el correo, es recomendable dedicar al menos las dos primeras horas del día a la tarea más crítica, larga y compleja. Esto restará ansiedad para el resto del día.

2.- Evitar “responder a todos” o incluir más destinatarios de los imprescindibles: Copiar a mucha gente puede producir oleadas de correos que resulten perdidas de tiempo. Obviamente, no responder si no es necesario también evita pérdidas de tiempo.

3.- Cerrar el correo electrónico para concentrar la atención en una tarea importante: El correo es muy útil, pero puede ser también una importante fuente de distracción, y llevarnos fácilmente a abandonar la tarea importante para atender algunas tareas menores que acaban de entrar.

4.- El asunto es lo más importante del mensaje a comunicar: Este debe ser claro y conciso. Debe de contener de forma ordenada lo más importante del mensaje: el objetivo, la acción y/o la fecha, si son críticos. Por supuesto no sirve emplear abreviaturas que sólo nosotros entenderemos.

5.- Mantener limpia la bandeja de entrada: Sin duda lo más complejo, pero quizá lo más útil. En este caso sugiero (y lo voy a probar) crear subcarpetas con las entradas que no resuelves al instante, por ejemplo una de Críticos o Urgentes y otra de Pendientes. Esto puede ser útil para eliminar rápidamente los correos de la bandeja, despachar los que sean instantáneos y priorizar el resto (sólo dos prioridades, crítico o no crítico).

Una mejora sobre esta conducta sería trasladar los correos a una lista de tareas a ejecutar, pero esto requiere un tratamiento de cada correo más largo que determinar prioridad o importancia. Considero que puede ser un segundo paso, desde las subcarpetas “urgente”. La carpeta de “pendientes” es posible que crezca hasta el infinito, pero al menos no se mezcla con los nuevos correos o te muestra una bandeja de entrada enorme.

Recordemos que lo urgente no es lo mismo que lo importante:

Algo urgente es lo que tiene una determinada fecha de vencimiento y además esta fecha está próxima con respecto al tiempo necesario para la tarea o tareas pendientes.

Lo importante, puede o no ser urgente, pero debe ser resuelto lo antes posible, ya que tiene implicaciones transcendentales sobre nuestro trabajo o el de los demás.

El último consejo: El trabajo de uno estará siempre por encima del trabajo de los demás compañeros, exceptuando el trabajo encomendado directamente por jefes de rango superior. Obviamente, es necesario valorar la criticidad (urgencia e importancia), antes de aplicar este criterio para aplazar las tareas que provienen de compañeros.

Si alguno se le ocurren mejorar a estas ideas, acepto sugerencias. Probaré los resultados y os comento los progresos.

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